Steuerliche Aspekte bei einem Kaffeevollautomat im Unternehmen

Ein Kaffeevollautomat im Unternehmen kann nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen, sondern auch eine Reihe von steuerlichen und buchhalterischen Fragen aufwerfen. In diesem Artikel werden wir diese Aspekte detailliert beleuchten und Antworten auf die häufigsten Fragen geben.

Ist ein Kaffeevollautomat ein GWG?

Ein Kaffeevollautomat kann als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) gelten, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Nach den aktuellen steuerlichen Regelungen gilt ein Wirtschaftsgut als GWG, wenn dessen Anschaffungskosten netto (ohne Mehrwertsteuer) den Betrag von 800 Euro nicht überschreiten. Das bedeutet:

• Liegt der Anschaffungspreis des Kaffeevollautomaten unter 800 Euro, kann er sofort im Jahr der Anschaffung als Betriebsausgabe abgeschrieben werden.
• Überschreitet der Anschaffungspreis diese Grenze, ist eine andere Form der Abschreibung notwendig.

Wie lange wird ein Kaffeevollautomat abgeschrieben?

Wenn der Anschaffungspreis eines Kaffeevollautomaten über 800 Euro liegt, muss er über seine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Diese Nutzungsdauer wird von der Finanzverwaltung festgelegt. Für einen Kaffeevollautomaten beträgt sie in der Regel 5 Jahre. Das bedeutet, dass die Anschaffungskosten über diesen Zeitraum verteilt abgeschrieben werden:

Auf welches Konto buche ich einen Kaffeevollautomat?

Der Kauf eines Kaffeevollautomaten sollte korrekt in der Buchhaltung erfasst werden. Die Kontierung hängt von der gewählten Abschreibungsmethode ab:

• Bei GWG: Wenn der Kaffeevollautomat als GWG behandelt wird, erfolgt die Buchung auf das Konto „Geringwertige Wirtschaftsgüter“ (SKR03: Konto 4855 oder SKR04: Konto 6200).
• Bei Abschreibung über Nutzungsdauer: Liegt der Kaufpreis über der GWG-Grenze, wird der Kaffeevollautomat auf das Konto „Betriebs- und Geschäftsausstattung“ (SKR03: Konto 0480 oder SKR04: Konto 0510) gebucht und entsprechend über die Jahre abgeschrieben.

Ist eine Kaffeemaschine ein Arbeitsmittel?

Eine Kaffeemaschine kann durchaus als Arbeitsmittel angesehen werden, insbesondere wenn sie in einem Unternehmen genutzt wird, um den Mitarbeitern Kaffee zur Verfügung zu stellen. Ein Arbeitsmittel ist ein Gegenstand, der direkt oder indirekt für die Ausführung von beruflichen Tätigkeiten benötigt wird. In einem Büro oder einer gewerblichen Umgebung trägt ein Kaffeevollautomat zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und -produktivität bei und wird somit als Arbeitsmittel anerkannt.

Wann amortisiert sich ein Kaffeevollautomat?

Die Amortisationszeit eines Kaffeevollautomaten hängt von verschiedenen Faktoren ab:

1. Anschaffungskosten: Höhere Anschaffungskosten führen in der Regel zu einer längeren Amortisationszeit.
2. Betriebskosten: Dazu gehören Kosten für Strom, Wartung, Reinigung und Verbrauchsmaterialien wie Kaffee und Wasser.
3. Einsparungen: Einsparungen können durch geringere Ausgaben für externe Kaffeebezüge oder durch höhere Produktivität der Mitarbeiter erzielt werden.

Beispielrechnung zur Amortisation:

Nehmen wir an, der Kaffeevollautomat kostet 2.500 Euro. Die monatlichen Betriebskosten (Strom, Wartung, Kaffee) betragen 50 Euro. Wenn das Unternehmen bisher 200 Euro monatlich für externen Kaffee ausgegeben hat, ergibt sich folgende Rechnung:

• Anschaffungskosten: 2.500 Euro
• Monatliche Betriebskosten: 50 Euro
• Monatliche Einsparungen: 200 Euro – 50 Euro = 150 Euro

Die Amortisationszeit berechnet sich wie folgt:

Nach etwa 17 Monaten hat sich der Kaffeevollautomat amortisiert.

Kauf eines Kaffeevollautomaten

Abschreibung und Bilanzierung

• Aktivierung und Abschreibung: Beim Kauf eines Kaffeevollautomaten wird dieser als Anlagevermögen aktiviert und über seine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben, in der Regel 5 Jahre.
• Einmalige hohe Anschaffungskosten: Die Anschaffungskosten belasten die Liquidität des Unternehmens sofort.
• Abschreibung: Die jährlichen Abschreibungen mindern den steuerlichen Gewinn des Unternehmens.

Steuerliche Vorteile

• Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG): Bei Anschaffungskosten unter 800 Euro (netto) kann der Kaffeevollautomat sofort als Betriebsausgabe abgeschrieben werden.
• Vorsteuerabzug: Die gezahlte Mehrwertsteuer kann als Vorsteuer geltend gemacht werden, sofern das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.

Full-Service Miete eines Kaffeevollautomaten

Mieten und Betriebsausgaben

• Keine Aktivierung: Da der Kaffeevollautomat nicht im Eigentum des Unternehmens steht, wird er nicht als Anlagevermögen aktiviert und somit auch nicht abgeschrieben.
• Monatliche Mietzahlungen: Die Mietzahlungen sind laufende Betriebsausgaben und mindern sofort den steuerlichen Gewinn des Unternehmens.
• Flexible Kosten: Die Kosten sind verteilt und belasten die Liquidität des Unternehmens nicht auf einmal, sondern monatlich.

Steuerliche Vorteile

• Sofortige Betriebsausgaben: Die monatlichen Mietzahlungen können sofort als Betriebsausgaben abgesetzt werden, was den steuerlichen Gewinn direkt mindert.
• Vorsteuerabzug: Auch bei Mietzahlungen kann die enthaltene Mehrwertsteuer als Vorsteuer geltend gemacht werden, sofern das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.

Weitere Unterschiede und Überlegungen

Wartung und Service

• Kauf: Beim Kauf muss das Unternehmen selbst für die Wartung und mögliche Reparaturen aufkommen, was zusätzliche Kosten verursachen kann.
• Miete: Im Rahmen eines Full-Service-Mietvertrages sind Wartung und Reparaturen meist im Mietpreis inbegriffen, was zu einer besseren Planbarkeit der Kosten führt.

Flexibilität und Technologie

• Kauf: Ein gekaufter Kaffeevollautomat ist langfristig im Einsatz, was bei technischen Neuerungen oder einem Wechsel der Bedürfnisse eine gewisse Unflexibilität mit sich bringt.
• Miete: Mietverträge bieten oft die Möglichkeit, den Kaffeevollautomaten gegen ein moderneres Modell auszutauschen, was eine höhere Flexibilität bedeutet.

Liquiditätsmanagement

• Kauf: Hohe einmalige Ausgaben können die Liquidität des Unternehmens belasten.
• Miete: Gleichmäßige monatliche Ausgaben schonen die Liquidität und erlauben eine bessere Finanzplanung.

Vertragsbindung

• Kauf: Keine langfristige Bindung an einen Anbieter nach dem Kauf.
• Miete: Mietverträge binden das Unternehmen oft über einen bestimmten Zeitraum an einen Anbieter, was Vor- und Nachteile haben kann.

Beispielrechnung: Kauf vs. Miete

Annahmen

• Kaufpreis: 2.500 Euro (netto)
• Nutzungsdauer: 5 Jahre
• Monatliche Mietkosten: 50 Euro (netto)

Kauf eines Kaffeevollautomaten

• Anschaffungskosten: 2.500 Euro
• Jährliche Abschreibung: 500 Euro (über 5 Jahre)
• Jährliche Wartungskosten: 200 Euro
• Gesamtkosten über 5 Jahre: 2.500 Euro (Kauf) + 1.000 Euro (Wartung) = 3.500 Euro

Miete eines Full-Service Kaffeevollautomaten

• Monatliche Mietkosten: 50 Euro
• Jährliche Mietkosten: 600 Euro
• Gesamtkosten über 5 Jahre: 600 Euro x 5 Jahre = 3.000 Euro

Fazit

Die Wahl zwischen Kauf und Miete eines Kaffeevollautomaten hängt von den individuellen Bedürfnissen und finanziellen Möglichkeiten des Unternehmens ab. Während der Kauf höhere Anfangskosten und Abschreibungen mit sich bringt, bietet die Miete eine gleichmäßige Kostenverteilung und oft inklusive Serviceleistungen.

Zusammenfassung der steuerlichen Unterschiede

• Kauf:
  • Aktivierung als Anlagevermögen und Abschreibung
  • Hohe einmalige Anschaffungskosten
  • Möglichkeit des Vorsteuerabzugs
  • Langfristige Nutzung ohne Vertragsbindung
• Miete:
  • Sofortige Betriebsausgaben
  • Gleichmäßige monatliche Kosten
  • Möglichkeit des Vorsteuerabzugs
  • Inklusive Wartung und Reparatur
  • Vertragsbindung an den Anbieter

Unter Berücksichtigung dieser Aspekte kann jedes Unternehmen die für sich beste Option wählen, um sowohl finanzielle als auch betriebliche Vorteile zu maximieren.

Deshalb sollten Sie sich für die Miete entscheiden